Je bedrijf digitaliseren is in de meeste gevallen een goede investering. Door meer digitaal te doen, bespaar je kosten, werk je efficiënter en behaal je vaak snellere groei. Maar hoe doe je zoiets, digitaliseren met je bedrijf? In dit artikel benoemen wij 3 cruciale stappen die je zou moeten ondernemen teneinde een gedigitaliseerd bedrijf te bereiken.
1. Digitaliseer bestaande en nieuwe documenten
Een van de eerste stappen die niet mogen ontbreken, is het digitaliseren van je documenten. Het digitaliseren van informatie en bestanden kan onder andere met behulp van Smart Capture. Dat is een oplossing in de vorm van een programma, die al jouw papieren en elektronische documenten verwerkt en omzet naar volledige digitale bestanden. Vanaf dat moment is het raadzaam ervoor te zorgen dat nieuwe documenten alleen nog maar digitaal bij je binnenkomen. Dit is een trend die “the paperless office” in de hand werkt. Het idee daarachter is dat er door de toenemende automatisering steeds minder papier in de kantooromgeving wordt gebruikt, met uiteindelijk het volledig verdwijnen ervan. Ter voorbeeld: haast iedereen handelt tegenwoordig zijn geldzaken alleen nog maar online af, daar banken dit door vereenvoudiging stimuleren. Het online afhandelen van geldzaken brengt ons bij de volgende stap.
2. Digitaliseer je facturen
Een stap die ook niet mag ontbreken wanneer je wilt digitaliseren met je bedrijf is het digitaliseren van je facturen. Iets waar je misschien niet gelijk aan denkt. Dit werkt niet alleen “het papierloze kantoor”, waar jij zo hard naar op weg bent in de hand, het biedt ook voordelen. Zo kun je facturen makkelijker en dus sneller verwerken, en maak je minder fouten bij het opstellen ervan. Met een online facturatieprogramma kun je alle facturen overzichtelijk en gebruiksvriendelijk beheren. Met deze facturatiesoftware kun je facturen ook in je eigen huisstijl versturen en kun je de omzet per maand, kwartaal of op jaarbasis bekijken.
3. Investeer in business software en laat deze goed samenwerken
Een andere stap ten slotte, die niet mag ontbreken wanneer je van plan bent te digitaliseren met je bedrijf is investeren in business software. Een voorbeeld hiervan is een CRM-systeem, die jouw klantcontacten kan optimaliseren. Wanneer je als bedrijf rond de tien tot twintig klanten hebt die regelmatig terugkeren, kun je met behulp van een programma zoals Excel prima het overzicht bewaren. Maar wanneer je als bedrijf wil doorgroeien en meer klanten wil bedienen, is het aanschaffen van een business software een waardevolle investering. Met een CRM-systeem kun je bijvoorbeeld feedback van klanten sneller verwerken en de verkoop stimuleren. Door alle klantgegevens, van e-mails tot afspraken en van offertes tot omzetcijfers, op één centrale plek te bewaren, raken ze niet zoek op bijvoorbeeld de computers van medewerkers. Alles is ook eenvoudig terug te vinden en je bent als bedrijf beter in staat om meer service te verlenen. Bij deze stap is het overigens wel van belang dat de business software goed kan communiceren en samenwerken met jouw bestaande programma’s.
En dan is er natuurlijk ook nog zoiets als het werken in de Cloud. Welke cruciale stappen om te digitaliseren met je bedrijf ken jij nog meer?